<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=224441&amp;fmt=gif">

Miksi maksat vakuutuksista, siksi maksat varmistuspalveluistakin

02.11.2015 | Ville Mannonen

Tietojen tai järjestelmien varmistuspalveluihin suhtaudutaan usein kuten vakuutuksiin. Niiden merkitystä ei välttämättä ymmärretä silloin kun kaikki toimii ja ne saatetaan kokea turhiksi kulueriksi. Kun it-infrakokonaisuuden kustannuksia katsotaan, saatetaan myös kokea, että tietojen varmistamisesta voidaan hyvin säästää.   

”Parempi katsoa kuin katua” - pätee varmistuspalveluiden ostamiseen erittäin hyvin. Tyypillinen tilanne, jossa varmistamisen tärkeyttä aletaan katsoa uusin silmin, on kun jokin järjestelmä tai sovellus vikaantuu. Normaalitilaan palauttamisen jälkeen järjestelmä tai sovellus ei olekaan vikaantumistilannetta edeltävässä kunnossa. Selvitystyöstä aiheutuvat menetetty työaika ja menetetyt tiedot työllistävät organisaatiota pitkän aikaa.

Tiedätkö tai arvaatko mikä on tyypillisin syy datan häviämiseen ja tietokantojen korruptoitumiseen? Oikea vastaus löytyy läheltä: Me ihmiset ja inhimilliset syyt. Kun ihmisten toimintaa ei pysty loputtomasti hallitsemaan, pitää ottaa teknologia avuksi toimittamaan hallinnoijan virkaa.

iStock_70373909_LARGE (1).jpg

Jotta varmistusta osataan ostaa oikein, edellyttää se teknistä tietämystä ja ymmärrystä, mutta myös sen hankintaa puoltavaa argumentointikykyä organisaation sisällä. Varmistuspalvelusta saa sitä enemmän hyötyä mitä enemmän sen hankkijalla on ymmärrystä eri liiketoimintojen työstä ja varmistettavan tiedon laadusta. Yleensä ymmärtämättömyys ja keskustelun puute ovatkin syynä siihen, että palvelua ei osata ostaa oikein.

Mitä tulisi ainakin tietää varmistuspalveluista

Organisaatiossa tuli selvittää tarkkaan mitä vaatimuksia eri osastoilla on tiedon säilyttämiselle asetettu, esim. lakisääteisen tiedon säilyttämisen vaateet. Jos ymmärrystä ei ole, varmistamista ostetaan niin sanotusti bulkkina, joka ei ymmärrettävästi tue liiketoimintokohtaisia erityisvaatimuksia. Erityisvaatimusten ymmärryksen kautta päästää tarkempaan määrittelyyn ja sitä kautta parempaan varmistuspalvelujen tuomaan lisäarvoon.

Oleellista varmistuspalveluiden onnistuneessa määrittelyssä on monelta muultakin osa-alueelta tutuksi tullut totuus: Keep it simple! Liian vaikeat säännöt mitä halutaan varmistaa ja niihin tehtävät poikkeusmäärittelyt ja poikkeuksen poikkeukset saattavat aiheuttaa tilanteen, jossa varmistettava tieto ei olekaan yhtä hyvässä muodossa kuin oletettu.  

Kaikissa palveluissa on eroja, myös varmistuspalveluissa ja niiden tarjoajissa. Tässä vinkkinä kolme kysymystä, joita asiakkaan tulisi ainakin kysyä palveluntarjoajalta ennen ostopäätöstä:

1.    mitä varmistetaan?
2.    millä tavalla varmistetaan?
3.    miten palaudutaan ja kuinka nopeasti?

Onnistunein toteutus varmistuspalveluissa on tilanne, jossa päästään mahdollisimman lyhyeen palautumisaikaan ja –kohtaan ennen vikaantumistilannetta.

Picture of Ville Mannonen

Kirjoittaja Ville Mannonen

Tekninen palvelupäällikkö

Tilaa uusimmat kirjoitukset sähköpostiisi