Näin kalliiksi järjestelmiesi käyttökatko oikeasti tulee

09.21.17 | Antti Kivalo

käyttökatkon-todellinen-kustannus.jpeg

Koko moderni yhteiskunta nojaa käytännössä tietojärjestelmien saumattomaan toimivuuteen.  Jos yritys ei osaa varautua järjestelmien käyttökatkoihin, kannattaa varautua sanomaan adjö ja soronoo isoillekin summille ennemmin tai myöhemmin. Mutta mikä tietojärjestelmien käyttökatkossa maksaa eniten?

Rahaa palaa savuna ilmaan, jos yrityksen ERP-järjestelmä on alhaalla kolme päivää tai verkkokauppa kyykkää kiivaimman ostossesongin aikaan kahdeksi tunniksi. Ja vaikka katkos ei vaikuttaisikaan suoraan myyntiin, niin asiakaskokemus kärsii, henkilöstö turhautuu ja työn tuottavuus laskee joka tapauksessa.

Mikä tietojärjestelmän käyttökatkossa maksaa?

Karkeasti jaoteltuna järjestelmien käyttökatkon kustannukset muodostuvatkahdesta tekijästä:

  1. Menetetystä liikevaihdosta
  2. Menetetystä työajasta

Ne näkyvät erilaisilla yrityksillä eri tavoin. Jos verkkokaupan tai kivijalkamyymälän laskutus- tai kassatoiminnot katkeavat järjestelmän toimimattomuuden takia, myynti pysähtyy täydellisesti. Se on monelle yritykselle taloudellinen katastrofi, sillä yritys menettää käytännössä 100 % myynnistään käyttökatkon ajalta.

Fakta, jonka kaikki tietävät, mutta harva tajuaa ennen kuin on liian myöhäistä: myös suurin osa asiantuntijabisneksistä pyörii täysin digitaalisten työvälineiden varassa. Näissä tapauksissa käyttökatko näkyy ennen kaikkea työntekijöiden tehokkuuden romahtamisena. Monissa näistä tärkeät työvälineet, kuten oleelliset tiedostot, ohjelmistot, viestintävälineet ovat verkkoyhtetyksien päässä.

Laaja käyttökatko rampauttaa siksi esimerkiksi mainostoimiston työnteon totaalisesti: työ seisoo ja kallis palkka juoksee, mutta asiakkaita ei voi laskuttaa. Mikäs siinä sitten peukaloita pyöritellessä ja tukipyyntöjen vastauksia odotellessa!

Esimerkkilaskelma: Pilvipalvelun vikatilanteen kustannukset

Tekemässäni esimerkkilaskelmassa voisi olla vaikkapa tilanne, jossa digitaalisiin myyntikanaviin nojaavan B2B-yrityksen ERP-järjestelmä kyykkää.

Yritykselle 5 päivän mittainen käyttökatko merkitsee sitä, että myös toiminnanohjaukseen liitetyt kassajärjestelmät ja verkkokauppa halvaantuvat viikoksi. Käytännössä siis kaikki rahaliikenne pysähtyy. Myöskään saapuneita tilauksia ei pystytä käsittelemään tai toimittamaan, koska tiedot ovat jääneet pimentyneen ERPin syövereihin. Työntekijöiden tehokkuus putoaa silkan kahvittelun tasolle. 

Puff! Sinne sujahtaa yhdessä työviikossa lähes puoli miljoonaa euroa, joka ei koskaan tule takaisin.

käyttökatko-laskelma.jpg

Laskelma on laadittu olettaen, että tehokkaita työ- ja myyntipäiviä on vuodessa 200. Liikevaihdosta valuu katkon ajan sormien välistä kolme neljännestä. Viisi pitkää päivää kuluu, kunnes ongelma saadaan vihdoin korjattua ja tilanne normalisoituu.

Kannattaa myös huomata, että tässä esimerkissä puhutaan vain suorista kustannuksista, mutta käyttökatkon aiheuttamat kolhut yrityksen maineelle, asiakassuhteille ja työntekijöiden sitoutumiselle voivat moninkertaistaa laskun pidemmällä aikavälillä.

Oletko sinä valmis ottamaan riskin? Lataa uusi e-kirjamme IT:n terveystarkastus ja paikanna yrityksesi potentiaaliset terveysriskit ennen kuin on liian myöhäistä!

Lataa IT:n terveystrkastus -ekirja tästä

 

 

 

 

Picture of Antti Kivalo

Kirjoittaja Antti Kivalo

Tilaa uusimmat kirjoitukset sähköpostiisi